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数字档案馆彰显决策支持价值

2011-12-29 07:58| 发布者: 淡如水| 查看: 2103| 评论: 0|原作者: exiaoxiao

摘要: 中国教育网络 作者:何文金( 国网电力科学研究院) 当前,我们进入了一个全新的信息时代,计算机、无线通讯和互联网技术已经从专业领域延伸到社会生产生活的方方面面,对人们的生活方式、工作方式和思维模式都产生 ...

                                  来源:中国教育网络 作者:何文金( 国网电力科学研究院)


       当前,我们进入了一个全新的信息时代,计算机、无线通讯和互联网技术已经从专业领域延伸到社会生产生活的方方面面,对人们的生活方式、工作方式和思维模式都产生巨大的影响,在国家推进信息化建设的大背景下,数字化、信息化的概念目前已经在很多行业中得到深入的探索和应用,档案馆也正在逐步迈入数字档案馆的发展阶段。

  随着档案信息化建设中技术与管理之间的不断融合和相互促进革新,档案馆的诸多业务和管理的工作方式也在发生着积极的变化,档案管理在新的发展环境下被赋予更加丰富的内涵,数字档案馆也逐渐在满足传统档案工作需求的基础上,延伸出更加智能化、主动而宏观的档案资源服务方面拓展性的功能,能够为各种机构的运行和发展提供决策支持与参考,创造出更高的价值。

  数字档案馆兴起

  科技发展为数字信息的形成、传播、组织、存储、管理和利用提供了现代化的手段和方法,在档案资源的形成、管理和利用等方面也催生了新模式。一方面,各行业信息化程度日益提高,在新时期的生产管理中逐渐形成大量的数字化信息,新时期的档案工作迫切地需要管理人员将这些数字化信息中具有凭证和利用价值的内容实施规范化的保存、管理并提供广泛而高效的档案资源利用;另一方面,由于档案数字化技术的不断提高和用户对档案资源利用的进一步需求,将传统的档案资料进行数字化处理也已成为普遍趋势,将这些以新形态存在的档案资源纳入到统一规范管理中,成为当前档案工作的一项关键内容。在此背景下,国内外档案馆普遍开始建设数字档案馆。

  关于数字档案馆,目前主要有两种观点,简单来说就是基于实体档案馆信息化的数字档案馆和基于档案信息资源共享的数字档案馆。前者以传统档案馆为主体,在国内外已较为普遍,例如2003年建成的国内第一家数字档案馆——青岛市档案馆,以及2004年建成的国内第一家公司数字档案馆——江苏省电力公司数字档案馆,基于全方位逐步实现信息化的新型档案馆形态,数字档案馆包括了馆藏和服务数字化与档案馆其他业务职能的信息化等内容;而后者通常为多机构联合建设维护,并提供服务,这在国内较为少见,典型的有美国西北数字档案馆,2002年初由华盛顿州档案馆、西雅图市档案馆,还有一些高校和历史协会联合建立,为各类研究人员提供在线的信息检索和服务。

  不断发展中的数字档案馆,以“信息数字化,传输网络化,馆藏超时空化,服务有线化,利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文”的新面貌,能够全面实现档案资源在信息化环境下的高效融合与共享,并在此基础上贯彻知识创新,实现档案资源的价值提升和循环利用,以科学规范为指导,为决策提供参考和支持,真正提高档案资源的利用层次和服务质量。

       辅助决策的方式

  在信息化的社会环境下,档案用户对档案信息的利用,除了在获取速度和信息数量上有较高的要求外,对其所获取到的档案信息的质量也开始重点关注起来,这对档案工作中数据质量提出较高的要求。而机构的管理决策工作,在信息化背景下,对于档案信息的利用也具有更高的期望。将知识管理的理念引入到档案工作中来,与档案管理和利用的流程相结合,并利用数据挖掘技术来实现数据分析和知识创新,最终运用传统查询报表结合推送式主动服务的方式,可以在数字档案馆的日常运转中实现对管理决策行为的信息参考和支持。

  档案管理流程结合知识管理体系

  知识管理是将知识看作资产资源,以知识创新和应用作为目标的理念,是对机构内外部各种信息进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用,通过知识的共享和创新,有效地实现增值,进而利用机构的集体智慧来提高机构的应变能力和创造能力的一系列集成性、系统性的制度或方法。档案是最重要的资源和资产,在档案资源从采集形成、保存、日常管理,直到服务利用、宣传的流程中,每个环节都充分贯彻融合知识管理的内容,对机构内部的知识资源进行相应的组织、传递、利用和开发,将显著提升机构竞争力。在对档案信息的分析研究和知识创新阶段,数据挖掘技术充分发挥作用。

  充分应用数据挖掘进行知识创新

  数据挖掘在概念上就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中,提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些知识可以用于信息管理、查询优化、决策支持和过程控制,以及数据自身的维护。在数字档案馆环境下,数据挖掘的对象可以是结构化对象,如数据库或数据仓库里的常规档案数据存储集合,可以是巨量的文本数据类电子档案,还可以是Web数据,包括档案用户Web访问信息、结构、行为模式等内容。Web数据是数字档案馆与传统档案馆相比之下很特殊的一类数据,对其进行挖掘和分析可以为档案工作人员研究档案用户的行为模式和需求方向提供直接的数据支持,有利于了解档案资源与用户的关联,发掘潜在的客户需求,为在档案工作中进一步充分发挥和完善个性化服务功能、优化档案信息资源组织和管理模式提供决策辅助参考,这也是档案工作中一个未来的方向。

  针对不同档案的数据挖掘与知识应用

  在知识管理体系下,人们利用数据挖掘技术在档案馆日常管理数据的基础上进行抽象和分析,可以更加了解整个数字档案馆的运行情况,促进管理和业务水平的提高;在大量的专题知识中,进行知识创新,能够充分发掘潜藏的有用的专业性信息,用相应的分析结果对专业决策提供辅助参考,从而在更深层次上发挥数字档案的作用;而将以往决策档案进行综合归纳分析,可以概览机构业务发展历程和策略,发挥战略性回顾与引导作用。针对不同档案的数据挖掘与知识应用体现了数字档案馆对决策的辅助功能。在信息传递的方式上,除了进行传统的知识整理和被动提供数据检索和报表等服务外,还应在信息环境下突破传统服务理念,积极探索和实践更加及时高效和有针对性的服务模式。

  应用主动性、引导性信息推送模式

  利用当前移动办公和手机终端的普及,结合无线网络和移动信息平台等服务进行主动性、引导性的信息推送,可以极大地提高档案管理和决策工作的效率,而且将促进管理工作中的潜能开发。除此之外,应用先进的服务模式还能够对信息服务的过程进行跟踪和交互校对,充分挖掘新的信息并提高档案资源利用的准确率。一个典型的国际案例就是CDRS(Col-laborativeDigi tal Ref erence Service,即联合数字参考服务)——国际上规模最大、最成功的导航式推送服务系统,它通过世界各地图书馆的共同参与和开发,实现资源共享。2001年5月,随着华盛顿郡联合图书馆系统(WCCIS)的加盟,CDRS已拥有包括美国、加拿大、澳大利亚、德国、英国等100个成员。CDRS的宗旨是在任何时候都可以为在任何地点提出问题的任何用户提供专业的参考服务。大规模的资源整合和推送,为管理和决策的支持提供丰富的数据基础和高效的工作方式。目前国内普遍应用的较为常见的主动性、引导性信息推送应用,是与档案管理信息系统相结合的短信平台推送模式,以及移动终端办公的消息通知模式,也已经在一定程度上实现基于当前信息化的更快速和更有针对性的服务。

        辅助决策的内涵

  数字档案馆的决策辅助作用对于档案管理和各项业务的开展和完善,具有巨大而深远的意义,是档案管理工作对信息化建设的一个高层次需求。数字档案馆所提供的决策参考与支撑,具有五种内涵。

  决策客观性

  建立在海量数据基础上,以管理和技术规范为指导,使用科学的建模和分析方法所得出的结论知识,在对决策人员产生的影响上,必然比人为的辅助信息具有更强的客观性,减少了信息不足可能带来的观点缺失,也可以尽量减少人的思维和观点差异对决策工作可能带来的偏差。

  信息知识显性

  数据挖掘可以快速有效地分析和处理海量数据和信息,使隐藏在数据中的规律和概念得以呈现,隐性知识显性化,显性知识结构化,为数字档案馆的科学管理和服务水平的不断提高提供有力支持,使档案馆向着知识化的方向发展。

  推测和预判性

  档案工作中有很多问题因素不尽相同,利用数据挖掘和分析,在挖掘出的隐藏在档案资源和用户信息中的规律进行知识化学习与实践验证,可以在此基础上对以后工作的某些问题进行推测和预判,减少或消除档案管理和业务工作中诸多的不确定性。

  全局抽象性

  处于信息爆炸的时代,档案资源也呈现出广阔无边的态势,同时在数字档案馆中,除了档案资源还存在大量的用户数据和各种日志记录等数据信息。如此海量和复杂的各类数据信息,导致管理和决策者往往在需要时无法全面而准确地了解一个专题或者业务活动的概况和走向。通过数据挖掘和分析,将海量数据进行全面化抽象化处理,其所形成的结构或概念可以为管理和决策者对特定时间下的特定数据和应用状况进行全面而准确的了解。

  决策辅助的效率与准确率

  在数据挖掘技术中,借助计算机硬件的性能,利用各种计算方法和相对应的软件,可以进行大量的数据计算分析和与实践结合的调整校对。在对管理和决策工作提供参考和辅助的同时,充分体现数字化信息化环境下的效率,以及在此效率的基础上通过精密计算和科学方法来保障较高准确率。

  从长远来看,数字档案馆的决策辅助作用将在档案信息化建设的不断发展中得到更加充分的发挥,以更丰富的表现方式带来更高效实用的改进,为档案的决策和管理工作注入新活力。

  信息技术的飞速发展和信息化应用的普及与深化,极大提高了档案信息的利用范围和效率,也使得档案资源的价值被重新审视。数字化档案馆的建设已经成为评价一个机构的档案工作和信息化建设的重要旗帜。

  加快建设数字化档案馆,充分利用现代化的技术手段辅助档案馆开发、集成和共享档案资源,为社会提供多元化服务,为运营管理和业务开展提供辅助决策,已经成为国家信息化和信息资源战略的重要内容。在此潮流和机遇下,数字档案馆的决策辅助作用也必将得到更全面的体现。

  将服务模式纳入知识创新良性循环

  在知识管理体系下,我们可以充分运用数据挖掘分析和信息主动服务,充分结合“以用户为中心,培养个性、引导需求”的服务模式,将个性化、主动化、服务导向的策略与工作充分结合,并将产生和获取的各种信息数据内容作为一项新的信息或知识融入知识管理创新流程,将记录信息和反馈结果数据纳入管理,为服务模式本身的改进和创新作出数据支持和决策辅助,以便更好地满足用户需求,体现“以人为本”的服务理念。

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